关于印发《广西壮族自治区人民政府国有资产监督管理委员会派驻企业监事会工作档案管理实施细则（试行）》的通知

关于印发《广西壮族自治区人民政府国有资产

监督管理委员会派驻企业监事会工作档案

管理实施细则（试行）》的通知

桂国资发〔2007〕32号

各监事会（办事处）：

        现将《广西壮族自治区人民政府国有资产监督管理委员会派驻企业监事会工作档案管理实施细则（试行）》印发给你们，请依照执行。在试行中，如有问题和建议，请及时提出，以便充实和完善。

广西壮族自治区人民政府国有资产监督管理委员会

二○○七年一月二十五日            

广西壮族自治区人民政府国有资产监督管理委员会

派驻企业监事会工作档案管理实施细则（试行）

第一章  总    则

第一条　为了加强对监事会工作档案的管理，有效地保护和利用监事会工作档案，逐步建立齐全完整、客观真实的反映监管企业国有资产保值增值状况的档案管理系统，根据《中华人民共和国档案法》、《国有企业监事会暂行条例》，结合监事会工作实际，制定本细则。

第二条　监事会工作档案，是指监事会在工作中形成的，具有保存价值和查考利用价值的，涉及反映自治区国资委派驻监事会和授权监督企业（以下简称企业）的经营决策、经营管理、财务活动、国有资产及其权益及企业主要负责人的经营业绩，以文字、图表、声像等形式表达并形成的监事会工作历史记录。

第三条　自治区国资委办公室是监事会工作档案的管理部门。凡接触监事会工作档案的单位和个人都有保护监事会工作档案的义务，任何人不得泄露档案的内容。

第四条　监事会工作档案是监事会工作的真实记录，由监事会代表自治区人民政府对自治区直属企业进行监督检查的历史资料。监事会应加强对监事会工作档案的收集、整理和立卷，重视监事会工作档案建设，维护监事会工作档案的完整与安全。根据对企业监督检查工作的实际情况，监事会应指定专人收集整理工作资料，按规定向自治区国资委办公室移交归档。

第二章  归档范围与分类

第五条　监事会工作档案的范围为下列情况的历史记录：

（一）监事会监督检查报告及其全部附件。

（二）监事会重大问题专题（项）报告及其全部附件。

（三）自治区党委、自治区人民政府和自治区国资委对监事会监督检查报告和监督检查情况与建议的批示、指示、审核和审定意见。

（四）自治区党委、自治区人民政府及自治区国资委领导同志对监事会监督检查报告和监督检查情况与建议的批示。

（五）监事会与企业交接意见材料及其全部附件。

（六）企业自报的各种材料。包括企业上报的基础材料和监事会要求企业补充的其他重要材料。

（七）监事会在监督检查工作中形成的材料。主要有：

l．监事会工作方案、阶段性主要工作情况；

2．监督检查情况与建议、监督检查报告、专题（项）报告等内容的全部基础数据资料；

3．监事会会议纪要及会议记录；

4．与监督检查工作有关的企业（集团公司、重要子公司）财务数据及经营管理方面的资料；

5．监事会工作底稿；

6．监事会工作证明材料；

7．函证和取证材料；

8．专门机构或专门人员的鉴定结论或勘验笔录；

9．谈话笔录；

10．反映企业重大问题的举报信件、来访记录及核实情况。

（八）专题（项）联合调查组的工作及各种材料。

（九）自治区国资委授权进行监督、评价的其他国有企业报送的材料、资料及评价意见。

（十）其它有保存价值的资料。

第三章  归档要求

第六条　已经办结并属于本办法第五条范围内的文件、资料都应及时立卷归档，要保证齐全完整（包括附件），真实准确；未经核准、允许，不得擅自处理和销毁。

第七条　应归档的文件、资料丢失或损坏，追究直接责任人的责任。

第八条　归档的文件、资料要划定保管期限（附件1）；排列有序，裱糊整洁，没有金属物，剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等；注明页码。

第九条　文件归档时应填写归档目录表（附件2），经监事会主席签字，并严格履行交接手续。交接时要逐件核对、登记，发现问题及时解决。

第十条　监事会按下列期限向自治区国资委办公室移交归档文件、资料。

（一）监事会每检查完一家企业后，要及时整理归档，并在监督检查报告上报自治区国资委之日起一月内完成归档工作；

（二）监事会主席、专职监事工作变动时，在离任前的5个工作日内，要将掌握、收集的监事会工作情况及有关材料进行移交；需要归档的，及时整理归档。

第十一条　与自治区党委、自治区人民政府有关部门及其他单位、部门联合查处企业有关事宜后形成的工作材料的归档原则是：

（—）以监事会为主办单位的，监事会留存原件，其中，涉及纪检、监察、司法等部门的具体案件或极少数特殊材料，经批准原件可退回，监事会留存复印件。

（二）其他单位为主办单位的，监事会留存复印件。

第四章  整理要求

第十二条　归档文件要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，进行立卷，以便于保管和利用。其要求是：

（一）归档文件以每一个企业的每一个会计年度为单位立卷，一般不得将一个企业不同年度的材料合并立卷。跨年度的材料一般与上一年度的材料合并立卷。

（二）采用“一事一卷”的方法整理立卷。

（三）卷内材料—般应以结论性材料、证明性材料、立项性材料为序进行排列。

（四）卷内材料之间的排列规则一般为：

1．正件在前，附件在后；

2．定稿在前，修改稿在后；

3．批复在前，请示在后；

4．批示在前，报告在后；

5．重要文件在前，次要文件在后；

6．汇总性文件在前，原始性文件在后。

（五）监事会的监督检查工作一经实施，立卷责任人即应及时收集工作范围内的文件、资料。工作完结后，应对其工作范围内形成的全部资料进行整理、鉴别和取舍，按规定进行初步组卷的工作。经监事会主席或监事会主席授权本监事会有关人员复核后，进行案卷编目工作。

（六）卷内文件应填写“卷内目录”和“卷内说明”。“卷内目录”主要是按排列顺序和统一格式依次填写文件名事项；“卷内说明”主要是说明卷内文件包括哪些方面的监督检查材料，注明工作底稿的编写和主要工作责任人；以及其它需要说明的情况等。

卷内文件要按排列顺序编写页码（在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角用铅笔注明页码）。

（七）工作笔记本应注明监事会序号、使用人姓名、内容和使用起止时间。

（八）案卷封面各项目要用钢笔或毛笔填写，字迹端正、清晰。

（九）案卷的标题，要准确地反映卷内文件的作者、内容、名称，文字要简练。

（十）卷内文件要去掉金属物（如订书钉、曲别针等）。破损的文件，应按裱糊技术要求托裱；字迹已扩散的，应复制并与原件一并立卷。用传真机热敏纸接收的文件应复印后与其一并立卷。

（十一）音像材料应用文字标出摄像录音的对象、时间、地点、内容和责任者。

（十二）归档文件采用三孔一线的方法进行装订。案卷封皮统一使用印有“自治区国资委”字样的棕色硬纸封皮。

第十三条　立好的案卷要以年为单位编制案卷目录，目录里页要有类目索引和整理情况说明并附立卷人、检查人的姓名和时间。

第十四条　建立审卷制度，由专人负责，把好质量关。

第五章  利用与管理

第十五条　借阅监事会工作档案，要说明档案的作者、时间、内容、利用目的和方法，经批准后办理借阅手续。

第十六条　借阅档案不得泄密、擅自复印，更不得涂改、圈划、拆散和损坏。借阅时间一般不得超过10个工作日。需要续借的，必须说明理由并重新办理借阅手续。

第十七条　监事会工作档案一般不外借，外单位确需借阅的，要履行批准手续。持单位介绍信，经自治区国资委主管领导批准后，借阅使用。

第十八条　监事会成员（兼职监事、聘请工作人员除外）、监事会工作处人员因工作需要借阅监事会工作档案，经自治区国资委办公室主任批准；自治区国资委其它处室借阅监事会工作档案，经自治区国资委主管领导批准。

附件：1．档案保管期限表（略）

2．归档目录表（略）